Офисный этикет: как не попасть впросак

Несколько типичных рабочих ситуаций из жизни наших читателей и комментирует известный эксперт по деловому этикету, бизнес-тренер и консультант Вера Кобзева.

Как правильно сесть за столом на совещании? Мы часто собираемся, чтобы обсудить рабочие моменты — начальники, подчиненные, по 5-10 человек. Стол прямоугольный, во главе никто не садится. Есть какие-то четкие правила? Ведь если сидишь напротив, то ты как бы оппонент, не хочется также занимать место рядом с самым главным боссом»

Как располагаться во время совещания — это действительно важно, ведь это влияет на деловую атмосферу. Здесь есть несколько принципов. Важно, чтобы никто из участников не сидел спиной к двери или к открытому пространству. Самые почетные места — те, которые позволяют видеть и окна, и двери, таким образом человек как бы контролирует все помещение. Во главе стола садится старший по должности, места справа и слева от него тоже почетные. В то же время, принцип «рассадки» зависит от корпоративной культуры и традиций, их нужно учитывать наряду с правилами делового этикета. Согласна с автором письма, что если участники совещания или переговоров сидят друг напротив друга, то у них чаще возникает желание спорить, конфликтовать. Поэтому если вы хотите достичь согласия, то лучше садиться под углом 45 градусов или по одну сторону стола.

«Правда ли, что в деловом этикете совершенно не действуют обычные правила? Все делятся только на подчиненных и руководителей и никаких «мужчина должен первым здороваться и пропускать женщину вперед» и т.п. На практике получается когда как, иногда чувствуешь себя глупо — непонятно, чего ожидать»

Важно понимать, что существует общегражданский и деловой этикет, в которых приняты разные правила. Деловой этикет следует такой закономерности: на первом месте находится статус участников общения, на втором — возраст, на третьем — пол. Возьмем такую ситуацию: начальник — молодой мужчина, а его секретарь — женщина старшей возрастной группы, так вот с точки зрения делового этикета секретарь должна открывать дверь начальнику, а не наоборот. Эти принципы с трудом приживаются в нашей деловой сфере. Нужно также учитывать, что российский этикет — очень гендерный (гендер — пол), поэтому возникает много неловкостей.

«У меня периодически складывается такая ситуация. Коллега в отпуске, в отъезде и вовсе не из тех, кто все время на связи, а нужно найти бумаги, которые у него наверняка в ящиках стола, или файл в его компьютере. Что было бы правильным: беспокоить его в отпуске или самому взять и поискать? Я обычно ищу сам, потом признаюсь вернувшемуся коллеге, он(а) вроде не против, но я же вижу, что ему (ей) неприятно. Где вообще в офисе граница между «личным» и «общественным»?»

С точки зрения выстраивания бизнес-процессов и отношений в организации было бы правильно, если была бы прописана четкая процедура, как действовать в таких случаях. Это всем бы облегчило жизнь. Но если такой процедуры нет, то согласно деловому этикету алгоритм действий такой: надо позвонить отсутствующему коллеге, поставить его в известность, получить от него одобрение, указания и только потом начинать искать.

Границы между личным и общественным на рабочем месте, конечно, есть. По-хорошему они должны быть прописаны «Корпоративным кодексом» или «Стандартами поведения» организации.

«Надо ли стучаться в рабочий кабинет? Я слышала, что вроде нет»

Среди специалистов по этикету есть две полярные точки зрения на этот вопрос. Первая — стучать обязательно надо, возможно, коллега (особенно начальник) ведет деловые переговоры или у него секретные дела, и нужно предупредить стуком, что вы сейчас зайдете. Сторонники второго подхода считают, что люди на работу приходят работать, никаких секретных дел быть у них не может и не надо отвлекать коллег стуком. Опять же повторюсь, сильно облегчает ситуацию, если в компании принят документ, который рассказывает, как принято. В компаниях бывают даже документы, которые так и называются «У нас так принято», и там даны ответы на все подобные вопросы, в том числе — стучать или нет. Получается, что универсального ответа нет, поэтому советую присмотреться, как в таких случаях ведут себя в вашей компании, или спросить коллег.

«Сколько лет работаю в разных компаниях, всегда одна и та же беда с коллективом, особенно с девушками — не могут выбрать наряд для корпоратива. Если вечером поход в ресторан, то с утра уже по офису ходят девушки в прозрачных топах и с голыми плечами, а дамы в бархатных костюмчиках а-ля «я-уже-20-лет-ношу-его-на-все-торжества». Они не понимают, что выглядят смешно? А я вот не хочу наряжаться, тогда получается, что я нарушитель заведенного порядка? А если я не хочу идти ни на какой корпоратив, какая может быть уважительная причина? Пробовала ходить, а потом быстро ретироваться, но получалось как-то еще хуже, заметнее»

Вспоминается пословица о походе в чужой монастырь со своим уставом. Помните, что на работе вы не одиночный игрок, а член организации, и надо найти баланс между своей индивидуальностью и тем, что принято в коллективе. По поводу одежды: правильнее в такой ситуации будет подстроиться — не обязательно «супернаряжаться», но стоит добавить к своему костюму какой-то праздничный элемент, украшение. Пойти или нет на корпоратив — это ваш выбор, но лучше все-таки пойти, так как организация вам платит в том числе и за то, что вы поддерживаете ее традиции и обычаи. Если идти совсем невмоготу, то стоит копнуть глубже: а что с вашей мотивацией, с лояльностью, откуда такое сопротивление, несогласие. Скорее всего, негативное отношение к корпоративу, это только верхушка айсберга. Вариант — побыть до половины мероприятия, а потом уйти — на мой взгляд, приемлем.

«Наш начальник ко всем обращается на «ты» (независимо от возраста), а мы к нему на «Вы». Это нормально? Может, он ожидает, что и мы будем обращаться к нему на «ты». Вообще-то он довольно демократичный человек. Но мне привычнее на «Вы» со всеми»

Российским руководителям зачастую не хватает знаний и умений в создании оптимальной деловой дистанции в отношениях с подчиненными. Бывает так, что руководитель создает «иллюзию равенства» в отношениях с подчиненными, сокращает дистанцию до дружбы, вместо того, чтобы поддерживать отношения добрых знакомых. Встречаются так же перепады в манере общения руководителя — от дружелюбия до жесткости. Это тоже мешает созданию необходимой дистанции. А ведь предсказуемость, определенность в стиле общения руководителя – это мотивирующий фактор для подчиненных.

Если ваш начальник обращается к вам на «ты», это значит, что он сознательно (или подсознательно) хочет сократить дистанцию. С точки зрения этикета предпочтительнее обращение на «Вы». Но в иностранных фирмах, компаниях, где многие сотрудники учились за рубежом, и в организациях с молодым коллективом, обращение на «ты» — норма. Это не плохо и не хорошо. Правила обращения во многом диктуют традиции, сложившиеся в компании.

«Можно ли попросить начальство о другом рабочем месте, если тебе очень неудобно? На голову ничего не сыпется, и отбойные молотки рядом не работают, но я сижу спиной ко всем, мой стул иногда задевают, очень тесно, у других пространства больше. А могу я сама потихоньку пододвинуть свой стол? Или придется терпеть?»

У каждого человека есть право говорить о своих пожеланиях и просить о том, что важно. Главное, свою просьбу обосновать — что не устраивает и почему, не требовать, а аргументировать свою позицию. Например, такое неудобное рабочее место мешает вам сконцентрироваться. Самим менять свою «рабочую диспозицию» не стоит, ведь распоряжение пространством — это тоже прерогатива руководства, так что нужно заручиться его поддержкой. Скорее всего, если у вас сложились нормальные отношения с начальником, то он вас услышит и предложит варианты. А если нет, что ж, придется смириться и развивать свою стрессоустойчивость.

«Это, наверное, смешно, но мне до сих пор неудобно звонить людям на мобильный телефон. По работе. Я всегда стараюсь дозвониться по рабочему, и если уж совсем не получается, то приходится доставать по мобильному. Все время кажется, что я человека застаю в неудобный момент, я всегда спрашиваю, удобно ли говорить. И, честно говоря, сама не люблю, когда мне звонят на мобильный, если я не на рабочем месте, то и думать о работе не хочу. Это нелепо? Мобильные телефоны уже совсем приравнены к рабочим?»

Если человек дает номер своего мобильного телефона (на визитке, в разговоре, письме), то стесняться звонить по нему не нужно. Если человек занят или не хочет, чтобы его беспокоили, то он его просто отключит или не будет брать трубку. Совершенно уместно звонить на мобильный телефон в рабочее время, а после приветствия стоит спросить — удобно ли собеседнику говорить

Источник cтатьи: газета «Работа для вас» kobzeva.ru

загрузка...

Категория: Полезные статьи
Вы можете следить за комментариями с помощью RSS 2.0-ленты. В можете оставить комментарий, или Трекбэк с вашего сайта.
Оставить комментарий

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>